개인정보가 담긴 종이 문서는 보유기간이 끝나거나 처리 목적을 달성한 날부터 5일 이내에 파쇄·소각으로 파기합니다. 파기한 뒤에는 무엇을 언제 어떻게 없앴는지 기록하고, 개인정보 보호책임자가 결과를 확인합니다.
예외는 근로계약서(3년), 세무 증빙(5년)처럼 다른 법령이 보존 기간을 정한 문서입니다. 이 문서들은 기간이 끝날 때까지 일반 서류와 분리해 보관합니다.
개인정보 문서의 파기 시기와 법적 근거
개인정보 보호법 제21조는 필요 없어진 개인정보를 지체 없이 파기하도록 정합니다. 표준 개인정보 보호지침 제10조 제1항은 이 기한을 정당한 사유가 없는 한 5일 이내로 못박았습니다.
지침이 든 파기 사유는 5가지입니다. 보유기간 경과, 처리 목적 달성, 가명정보 처리 기간 경과, 서비스 폐지, 사업 종료입니다.
사무실에서는 2번째 사유가 가장 흔합니다. 채용 1건이 끝난 뒤 남은 불합격자 이력서, 행사 1회가 끝난 뒤의 참가 신청서가 그 예입니다.
보유기간이 지난 개인정보를 그대로 두면 법 제75조 제2항 제4호의 과태료 대상입니다. 보존 문서를 분리하지 않은 경우도 같은 제75조에 과태료 조항이 있습니다.
법령에 따른 문서별 보존 기간
인사·세무 서류 7종은 아래 기간 동안 파기하지 않습니다. 기간은 문서를 만든 날이 아니라 기산일부터 셉니다.
| 문서 | 보존 기간 | 기산일 | 근거 |
|---|---|---|---|
| 근로자 명부 | 3년 | 해고·퇴직·사망한 날 | 근로기준법 제42조, 시행령 제22조 |
| 근로계약서 | 3년 | 근로관계가 끝난 날 | 근로기준법 제42조, 시행령 제22조 |
| 임금대장 | 3년 | 최종 기재일 | 근로기준법 제42조, 시행령 제22조 |
| 휴가·승급·감급 서류 | 3년 | 서류를 완결한 날 | 근로기준법 시행령 제22조 |
| 세무 장부·증거서류 | 5년(역외거래 7년) | 법정신고기한이 지난 날 | 국세기본법 제85조의3 |
| 상업장부·영업 중요서류 | 10년 | 장부는 폐쇄한 날 | 상법 제33조 |
| 전표 등 | 5년 | 조문에 별도 규정 없음 | 상법 제33조 |
보존 문서는 다른 개인정보와 물리적으로 분리합니다(표준지침 제11조 제1항). 종이라면 캐비닛 1칸이나 보존 상자 1개를 따로 정하고, 겉면에 보존 종료일을 적어 둡니다.
분리 보관 사실은 개인정보 처리방침에 공개합니다(제11조 제2항). 종료일이 지나면 그날부터 다시 5일 기준이 적용됩니다.
종이 문서의 전체 파기와 일부 파기 방법
개인정보의 안전성 확보조치 기준 제13조 제1항은 파기 방법 3가지 가운데 1호로 소각·파쇄 같은 완전파괴를 둡니다. 소량은 문서세단기, 대량은 소각이나 용해가 개인정보보호위원회 안내서의 기준입니다.
| 파기 상황 | 처리 방법 | 예 |
|---|---|---|
| 문서 전체 파기 | 파쇄 또는 소각 | 보유기간이 끝난 회원가입 신청서 |
| 일부 항목만 파기 | 해당 부분 마스킹, 구멍 뚫기, 절삭 | 신청서의 주민등록번호 칸 |
| 대량 문서 일괄 파기 | 소각, 용해, 파기 전문 업체 위탁 | 연말 보존 종료 서류 정리 |
| 법령 보존 문서 | 파기하지 않고 분리 보관 | 퇴직 3년이 안 된 직원의 근로계약서 |
일부 파기(제13조 제2항 2호)는 문서 전체를 없애기 어려울 때만 적용합니다. 주민등록번호 13자리를 지울 때는 그 칸을 잘라 내거나 구멍을 뚫거나 펜으로 덮어 숫자가 남지 않게 합니다.
세단기는 칩 1개가 작을수록 복원이 어렵습니다. 저희는 개인정보 문서에 DIN 66399 P-4(칩 160mm² 이하) 이상을 권합니다. 2x15mm 칩을 만드는 KS-1255는 30mm²로 P-5 범위입니다.
등급별 칩 크기는 문서세단기 보안등급 P-1~P-7에 정리했습니다.
사무실 파기 기록 항목
표준지침 제10조 제3항은 파기 사항을 기록·관리하도록, 제4항은 보호책임자가 파기 결과를 확인하도록 정합니다. 공공기관은 제55조에 따라 파기요청서로 승인을 받고, 파기 후 별지 제5호서식 파기 관리대장을 작성합니다.
민간 사업자의 기록에는 지정 서식이 없습니다. 대신 아래 7개 항목을 대장 1줄에 남기면 감사나 민원 문의가 와도 그 1줄로 파기 사실을 증명합니다.
| 기록 항목 | 작성 예 |
|---|---|
| 파기 일자 | 2026-10-13 |
| 문서 이름·종류 | 2025년 상반기 채용 지원서(불합격자) |
| 생성 시기·보유기간 | 2025년 3월 접수, 채용 종료 시까지 |
| 파기 사유 | 처리 목적 달성 |
| 파기 방법 | 문서세단기 2x15mm 크로스컷 |
| 수량 | A4 약 120매 |
| 파기 담당자·확인자 | 담당자 서명, 보호책임자 확인 서명 |
업체에 맡겨도 책임은 회사에 남습니다. 안내서 기준으로 파기 시행과 결과 확인은 보호책임자 몫이라, 업체의 파기 확인 자료 1부를 대장에 붙여 둡니다.
출력물이 하루 수십 장씩 나오는 부서는 출력·복사물 관리 대장도 함께 운영합니다. 인쇄자와 인쇄 일시가 남아 있어야 출력한 문서가 모두 파기됐는지 대조됩니다.
사무실 파기 절차
- 부서별로 개인정보가 담긴 문서 목록을 만들고 문서마다 보유기간이나 법정 보존 기간을 적습니다.
- 매달 1회 정한 날에 기간이 끝난 문서를 고르고, 법령 보존 문서는 분리 보관함으로 옮깁니다.
- 고른 문서는 5일 안에 세단하거나 업체에 넘깁니다. 물량이 많으면 한 번에 A4 35~40매를 받는 KS-1245D 같은 중형 기종을 검토합니다.
- 파기 당일 대장에 기록하고 보호책임자가 결과를 확인해 서명합니다.
인사팀과 임원실은 민감한 문서가 매일 나옵니다. 이런 부서에는 개인용 세단기를 책상 옆에 둡니다. 1x5mm 칩을 만드는 KS-1235H는 칩 면적 5mm²로 P-7 범위입니다.
