자산관리 번호는 분류 코드 2자, 취득연도 4자리, 일련번호 4자리처럼 자산이 있는 동안 바뀌지 않는 항목만 고정 자릿수로 이어 만듭니다. 사용 부서, 설치 위치, 사용자 3가지는 번호에 넣지 않고 관리 프로그램의 별도 항목으로 둡니다.
번호에 부서를 넣으면 노트북 1대가 다른 팀으로 옮길 때마다 번호와 라벨을 새로 만들어야 합니다. 저희가 구축하는 우주 자산관리시스템도 IT-2026-0148처럼 분류·연도·일련번호 3개 항목으로 번호를 붙입니다.
자산번호에 넣는 항목과 빼는 항목
| 항목 | 번호 포함 | 판단 기준 |
|---|---|---|
| 자산 분류 (IT, FU) | 포함 | 노트북이 의자로 바뀌는 일은 없습니다 |
| 취득연도 | 선택 | 취득 뒤 바뀌지 않고, 번호만 보고 연식을 확인합니다 |
| 일련번호 | 포함 | 같은 분류 안에서 자산 1개를 구분합니다 |
| 사용 부서 | 제외 | 인사 이동과 조직 개편 때 바뀝니다 |
| 설치 위치 (층·호실) | 제외 | 자리 배치를 바꿀 때마다 달라집니다 |
| 사용자 이름 | 제외 | 퇴사·전보로 바뀌고, 라벨에 개인 이름이 노출됩니다 |
| 제조사 시리얼번호 | 제외 | 제조사마다 길이와 문자 구성이 다릅니다 |
번호에서 뺀 부서·위치·사용자 3개 항목은 관리 프로그램에 이력으로 쌓고, 재물조사 때 스캔 결과와 대조합니다.
분류 코드 자릿수와 문자
사내 자산 분류는 영문 대문자 2자로 정하면 충분합니다. IT는 전산 장비, FU는 가구, OE는 사무기기처럼 머리글자만 보고도 담당자가 종류를 알아듣습니다.
분류는 1단계로 끝냅니다. 조달청 물품분류번호는 대분류·중분류·소분류·세분류 4단계를 2자리씩 이어 8자리이고, 세부물품분류번호는 그 뒤에 2자리를 더해 10자리입니다. 비품이 수백 점인 회사에 4단계 8자리를 적용하면 번호만 길어집니다. 노트북과 데스크톱처럼 1단계 아래 구분이 필요하면 관리 프로그램의 품목 항목에서 나눕니다.
영문 I와 O는 숫자 1, 0과 혼동하므로 분류 코드에서 제외합니다. 소문자도 사용하지 않습니다. 대소문자를 구분하는 관리 프로그램에서는 it-2026-0148로 입력하면 IT-2026-0148이 조회되지 않습니다.
일련번호 자릿수와 취득연도
| 일련번호 자릿수 | 분류 1개당 최대 수량 | 맞는 회사 |
|---|---|---|
| 3자리 (001~999) | 999개 | 연도를 넣고, 한 분류를 해마다 수백 개 이하로 취득 |
| 4자리 (0001~9999) | 9,999개 | 연도를 넣고 대량 구매가 있거나, 연도 없이 누적 부여 |
| 5자리 (00001~99999) | 99,999개 | 지점이 여러 곳이고 연도 없이 누적 부여 |
연도를 넣으면 해마다 일련번호가 0001부터 다시 시작해 자릿수가 짧아도 됩니다. 연도를 빼면 번호가 짧아지는 대신 일련번호는 계속 늘어나므로 1자리 여유를 둡니다.
자릿수는 처음부터 고정하고 앞자리를 0으로 채웁니다. 148과 1048이 섞이면 엑셀 문자 정렬에서 1048이 148보다 앞에 옵니다. 운영 중에 3자리를 4자리로 늘리면 이미 붙인 라벨 전부가 새 규칙과 어긋납니다.
폐기·매각 자산 번호를 다시 사용하지 않는 규칙
2023년에 폐기한 노트북 번호 IT-2023-0012는 새 자산에 다시 부여하지 않습니다. GS1 기준에서도 자산 식별 번호는 관련 기록이 남는 기간보다 훨씬 오래 고유해야 하고, 자산에 붙어 다니는 번호는 재사용하지 않습니다.
이 번호를 2026년에 산 노트북에 주면 2023년 수리 이력과 2026년 대여 이력이 한 번호에 섞입니다. 폐기 자산은 대장에서 지우지 않고 상태만 폐기로 바꿉니다.
라벨이 긁혀 읽히지 않으면 IT-2026-0148 같은 기존 번호 그대로 1장을 다시 출력합니다. FU-2025-0031로 등록한 모니터 받침대를 사무기기로 옮기듯 분류를 바꿀 때는 새 번호를 부여하고, 옛 번호는 이력에 남겨 두 번호를 연결합니다.
GIAI는 관리 편의를 위해 순서대로 부여하고 분류 요소를 넣지 않는 것이 GS1 원칙입니다. 분류를 1년에 몇 번씩 바꾸는 회사라면 000148처럼 일련번호 6자리만으로 번호를 만들고 분류는 관리 프로그램에 둡니다.
사내 자산번호와 GS1 자산 코드 비교
| 구분 | 사내 자산번호 | GIAI (8004) | GRAI (8003) |
|---|---|---|---|
| 대상 | 회사 안 비품·전산 장비 | 컴퓨터·책상·차량 같은 개별 고정자산 | 팔레트·상자·맥주 케그·가스 용기처럼 회수해 다시 사용하는 자산 |
| 구조 | 분류 + 연도 + 일련번호 | GS1 업체코드 + 개별 자산 번호 | 0 + 업체코드 + 자산 유형 + 체크 디지트 (14자리) + 일련번호 |
| 길이 | 회사가 결정 | 전체 영숫자 30자 이하 | 숫자 14자리 + 일련번호 영숫자 16자 이하 (선택) |
| GS1 업체코드 | 불필요 | 필요 | 필요 |
| 바코드 | Code 128, QR코드 | GS1-128, GS1 데이터매트릭스, GS1 QR코드, RFID | GS1-128, GS1 데이터매트릭스, GS1 QR코드, RFID |
자산이 회사 밖으로 나가지 않으면 사내 번호로 충분합니다. 거래처에 보낸 팔레트·용기를 회수하며 추적하거나, 납품한 장비를 고객사와 같은 번호로 관리하려면 GS1 업체코드를 받아 GIAI나 GRAI를 적용합니다.
GRAI의 체크 디지트는 GTIN-13과 같은 방식으로 계산합니다. 자산을 다른 회사에 매각하면 GS1 번호는 1년 안에 새 번호로 바꾸거나 떼어 내는 것이 원칙입니다.
자산번호 길이와 라벨 바코드 폭
자산 라벨 바코드에는 IT20260148처럼 하이픈을 뺀 번호를 넣습니다. Code 128은 연속된 숫자를 2자리씩 1문자로 압축하고, 하이픈은 1자가 1문자를 차지합니다.
| 바코드 데이터 | Code 128 문자 수 | 모듈 | X 0.250mm 폭 |
|---|---|---|---|
| IT-2026-0148 | 11 | 176 | 44.00mm |
| IT20260148 | 7 (전환 문자 포함) | 132 | 33.00mm |
| IT0148 (연도 제외) | 5 (전환 문자 포함) | 110 | 27.50mm |
폭은 좌우 여백 10X를 포함한 (11N + 55) × X로 계산했고, X 0.250mm는 203dpi 점 2개입니다. 폭 50mm 라벨에 하이픈 번호를 넣으면 여백 바깥으로 양옆에 3mm씩만 남습니다. 하이픈을 빼면 양옆 여유가 8.5mm씩으로 늘어 라벨을 조금 비뚤게 붙여도 여백이 잘리지 않습니다.
사람이 읽는 글자 줄에는 IT-2026-0148처럼 하이픈을 넣어도 됩니다. 관리 프로그램 등록 번호는 바코드 데이터와 같은 IT20260148 형태로 맞춰야 스캔 즉시 조회됩니다.
자산 라벨 원단과 출력
저희는 노트북 바닥처럼 손이 자주 닿는 자산 라벨을 열전사 방식으로 인쇄합니다. 반출을 막아야 하는 장비에는 떼면 흔적이 남는 보이드 라벨을, 검은 외관에는 은무지 라벨을 선택합니다.
번호 목록을 엑셀 1개 시트로 정리해 착한라벨 디자이너에 연결하면 번호 순서대로 한 번에 출력됩니다. 총무팀 책상에는 제브라 ZD421t 같은 4인치 데스크톱 열전사 프린터가 맞고, 실사는 제브라 TC22 PDA로 스캔합니다.
